14.10.2021

Zasady promocji projektu unijnego

Nikogo nie trzeba przekonywać, że reklama jest dźwignią handlu. Każdemu przedsiębiorcy z pewnością zależy na tym, aby pozytywny przekaz o oferowanych przez niego towarach lub usługach dotarł do jak najszerszej grupy obecnych i przyszłych klientów. Z uwagi na odmienne funkcje, reklamę należy jednak odróżnić od działań w zakresie informacji i promocji projektu podejmowanych przez beneficjentów funduszy unijnych. 

Należy chyba zacząć od tego, że inaczej niż w przypadku reklamy, informowanie opinii publicznej o przyznaniu pomocy ze środków unijnych jest nie tylko uprawnieniem przysługującym beneficjentom, ale także ich podstawowym obowiązkiem. Obowiązek ten został ustanowiony przede wszystkim w załączniku XII rozporządzenia ogólnego, a powodem jego ustanowienia jest potrzeba zapewnienia wszystkim obywatelom Unii Europejskiej dostępu do wiedzy na temat tego, w jaki sposób wydatkowane są jej środki finansowe. 

Katalog działań, które należy podjąć, aby w sposób odpowiedni sprostać obowiązkom w zakresie informacji i promocji projektu jest katalogiem otwartym. Nie istnieje jeden, z góry określony zakres czynności które w związku z tym należy wykonać. Ważne jest jednak, aby podejmowane przez beneficjenta działania były odpowiednio dobrane z punktu widzenia celu realizowanego projektu oraz jego charakteru i rozmiaru. 

Do najważniejszych obowiązków informacyjnych nałożonych na beneficjentów pomocy unijnej należy oznakowanie znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych, również herbem województwa lub jego oficjalnym logo promocyjnym:

– wszystkich podejmowanych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu (np. ulotek, broszur, publikacji, newsletterów, materiałów filmowych, etc.); 

– wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, które są podawane do wiadomości publicznej (np. dokumentacji przetargowej, ogłoszeń o zamówieniach, analiz, raportów, wzorów umów, etc.) oraz;

– wszystkich dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie (np. faktur, zaświadczeń, certyfikatów, zaproszeń, programów szkoleń i warsztatów, list obecności). 

Do innych ważnych obowiązków w zakresie informacji i promocji, należą także obowiązek zamieszczenia w miejscu realizacji projektu plakatu lub tablicy (informacyjnej i/lub pamiątkowej) oraz obowiązek poinformowania o projekcie na stronie internetowej, na której beneficjent powinien zamieścić przynajmniej krótki opis projektu (jeśli oczywiście ma stronę internetową). 

Ponieważ realizacja obowiązków dotyczących informacji i promocji jest jednym z elementów podlegających kontroli, niezwykle istotne jest, aby każde z działań podejmowanych przez beneficjenta w tym zakresie zostało udokumentowane lub utrwalone w taki sposób, by beneficjent mógł wykazać w trakcie kontroli projektu, iż obowiązkom tym sprostał.   

Wśród działań w zakresie informacji i promocji o charakterze fakultatywnym Ministerstwo Rozwoju wymienia m.in.:

– umieszczanie naklejek lub tabliczek na maszynach, urządzeniach i sprzęcie kupionym w ramach projektu; 

– przygotowanie i umieszczenie dokumentacji fotograficznej projektu na stronie internetowej; 

– informowanie o projekcie w mediach społecznościowych; 

– organizację spotkań informacyjnych lub konferencji prasowych;

– publikowanie informacji o projekcie w prasie i/lub innych mediach.