08.12.2021

Według jakich zasad wydatkować środki unijne, aby nie trzeba ich było zwracać?

Przedsiębiorca korzystający ze wsparcia unijnego musi przez cały czas pamiętać, że środki, które otrzymał na realizację jego projektu, nie tracą  publicznego charakteru, a sposób ich wydatkowania podlega licznym ograniczeniom i rygorom. Powyższe ograniczenia i rygory nie wynikają wyłącznie z zawartej umowy o dofinansowanie lub przepisów ustaw, ale również z dokumentów programowych publikowanych przez Ministra Rozwoju i poszczególne instytucje zarządzające. O czym więc trzeba szczególnie pamiętać przy wydatkowaniu środków z dofinansowania?

Aby poniesiony w związku z realizacją projektu unijnego wydatek lub koszt  mógł być w jakiejkolwiek części sfinansowany ze środków wspólnotowych, musi on spełniać tzw. warunki kwalifikowalności. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ubiegającego się o wsparcie, podstawowym dokumentem określającym te warunki są „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”. Z powyższymi Wytycznymi warto zapoznać się już na etapie składania wniosku o dofinansowanie. Tylko bowiem wydatki, które zostały przewidziane w katalogu wydatków określonym w Wytycznych będą mogły podlegać refundacji. Wydatki spoza tego katalogu przedsiębiorca będzie musiał ponieść w całości ze środków własnych.

Zasadą obowiązującą w perspektywie finansowej 2014-2020 jest to, że ze środków unijnych będą mogły być pokrywane wydatki poniesione wyłącznie w okresie  między 1.01.2014 a 31.12.2023 roku. W odniesieniu do konkretnego projektu, długość tego okresu określa umowa o dofinansowanie i jest on zwykle krótszy. Każdy wydatek poniesiony w ww. okresie musi nadto być: 

– przewidziany w budżecie projektu;

– rzeczywiście poniesiony;

– niezbędny do realizacji celów projektu;

– dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów przy najmniejszych nakładach;

– udokumentowany w określony w Wytycznych sposób; 

– zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego, umową o dofinansowanie, wytycznymi i innymi dokumentami, do których stosowania przedsiębiorca zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. 

Dodatkowo, pomimo spełnienia wszystkich ww. warunków, niektóre z wydatków i kosztów i tak nie będą mogły być zrefundowane, gdyż możliwość uznania je za wydatki kwalifikowalne wprost została wyłączona w Wytycznych. Dotyczy to na przykład takich wydatków jak kary, grzywny, czy kosztów postępowań sądowych. Należy przy tym pamiętać, że katalog wydatków, które nie są uznawane za kwalifikowalne jest znacznie szerszy. 

Kolejną kwestią, o której muszą pamiętać przedsiębiorcy przy dokonywaniu zakupów ze środków unijnych, jest obowiązek zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. W praktyce oznacza to, że mimo, iż przedsiębiorcy co do zasady nie są zobligowani do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych, to jednak dokonując w trakcie realizacji projektu wyboru dostawców towarów i usług czy wykonawców robót budowlanych, muszą przestrzegać podobnych procedur  i warunków. Ma to zagwarantować wybór najkorzystniejszej oferty i efektywne wydatkowanie środków.

Wspomniane procedury różnią się w zależności od wartości zamówienia. W przypadku wydatków o wartości między 20 a 50 tysięcy złotych netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), na przedsiębiorcy ciąży przede wszystkim obowiązek przeprowadzenia tzw. rozeznania rynku. Rozeznanie to ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Dodatkowym wymogiem jest publikowanie zapytań ofertowych. Przedsiębiorca powinien zamieścić każde z takich zapytań na swojej stronie internetowej lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych. 

Przy tej wartości zamówienia powyższe wymogi stanowią określone w Wytycznych minimum. Poszczególne instytucje zarządzające mogą jednak ustanowić dodatkowe wymagania, które będą obowiązywały przedsiębiorców ponoszących wydatki o takich wartościach.

W przypadku wydatków, których wartość przekracza 50 tys. złotych netto, przedsiębiorcy zobowiązani są każdorazowo przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zasada ta ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców poprzez dopuszczenie jak najszerszego grona podmiotów, które mogłyby być zainteresowane realizacją zamówień zlecanych przez beneficjentów. 

Jednym z podstawowych wymogów towarzyszących tej zasadzie jest wymóg dokonywania rozeznania rynku za pośrednictwem specjalnego serwisu internetowego zwanego Bazą Konkurencyjności. Baza ta, to zamówiony przez Ministerstwo Rozwoju serwis internetowy, w którym zarejestrowani przedsiębiorcy – beneficjenci środków unijnych – publikują zapytania ofertowe na ogłoszenia w celu realizacji zasady konkurencyjności. Treść tych ogłoszeń powinna wpisywać się w formularz ogłoszenia dostępny w serwisie i być zgodna z wymogami określonymi w ww. Wytycznych. 

Baza pozwala w jednym miejscu zgromadzić wszystkie przenoszące wartość 50 tyś. złotych zamówienia składane przez beneficjentów, a stanowiąca element serwisu wyszukiwarka ogłoszeń pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. 

Trzeba podkreślić, iż Baza Konkurencyjności może stanowić cenne źródło informacji także dla przedsiębiorców niekorzystających z funduszy unijnych. Bardzo często zdarza się bowiem, że przedsiębiorca realizujący projekt dofinansowany ze środków unijnych zmuszony jest korzystać z towarów i usług oferowanych przez inne podmioty gospodarcze. Zawsze warto więc zajrzeć do serwisu i spróbować powalczyć także o tego typu zamówienia.