26.04.2021

O obowiązkach beneficjentów

Każdy wie, że czas to pieniądz. Czasami myślę jednak, że z punktu widzenia regulacji dotyczących wydatkowania środków unijnych oraz kontroli wydatkowania tych środków przez powołane do tego instytucje, powyższą regułę stosuje się w bardzo niekonwencjonalny sposób. Patrząc bowiem na liczne obowiązki, którym sprostać muszą beneficjenci środków unijnych, także wiele lat po zakończeniu realizacji projektu, trudno nie odnieść wrażenia, że zawarcie umowy o dofinansowanie projektu jest początkiem pewnej historii. Niekończącej się historii…

W umowach o dofinansowanie, na podstawie których instytucje zarządzające udzielają wsparcia swoim beneficjentom, zawartych jest wiele przepisów, które nie dotyczą bezpośrednio okresu, w którym realizowany jest dany projekt, ale odnoszą się do okresu późniejszego. Z regulacji tych wynika dla beneficjenta szereg obowiązków, które będzie on zobowiązany wykonać już po zakończeniu realizacji projektu. O obowiązkach tych warto pamiętać, gdyż ich zaniechanie może w określonych sytuacjach powodować nieprzyjemne i bolesne pod względem finansowym konsekwencje.

Jednym z najważniejszych obowiązków każdego beneficjenta środków unijnych, który musi zostać wykonany już po zakończeniu realizacji projektu, jest obowiązek osiągnięcia określonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników rezultatu. Poprzez te wskaźniki określa się efekty i skutki działań, które nastąpiły po zakończeniu lub w wyniku zrealizowania projektu. Mogą one dotyczyć wszystkich zmian, jakie nastąpiły w wyniku wcielenia w życie danego przedsięwzięcia. Ponieważ wskaźniki rezultatu mają obrazować efekty zrealizowanego projektu nie można oczekiwać, aby pojawiły się one od razu w chwili jego zakończenia. Najczęściej przyjmuje się więc, że powinny one zostać osiągnięte w okresie dwunastu miesięcy od dnia, w którym projekt został zakończony.

Kolejnym obowiązkiem nakładanym na beneficjenta, który aktualizuje się z chwilą zakończenia realizacji projektu jest obowiązek zachowania tzw. trwałości projektu. Obowiązek ten dotyczy projektów obejmujących inwestycje w infrastrukturę i inwestycje produkcyjne, tj. takich, w ramach których beneficjenci nabywają maszyny, urządzenia i inne środki trwałe albo budują budynki, obiekty lub instalacje. Okres trwałości to czas, w którym należy zachować efekty tych inwestycji. Standardowo jest to 5 lat, a jedynym odstępstwem od tej zasady objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości wynosi 3 lata. Okres trwałości liczony jest od daty zakończenia realizacji projektu.

Naruszenie trwałości projektu ma miejsce wówczas, gdy w okresie jej trwania beneficjent:

• zakończy działalność produkcyjną lub przeniesie ją poza obszar wsparcia programu;
• uzyska nienależne korzyści wynikające ze zmiany własności elementu współfinansowanej infrastruktury,
• zmieni  charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji.

Do naruszenia trwałości projektu doszłoby również w przypadku, w którym w okresie 10 lat od daty płatności końcowej beneficjent przeniósłby działalność produkcyjną poza obszar Unii Europejskiej. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

W okresie trwałości beneficjent zobowiązany jest również utrzymać wszelkie osiągnięte w efekcie realizacji projektu wskaźniki produktu i rezultatu, a także kontynuować wykonywanie obowiązków związanych z informowaniem opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania unijnego na realizację projektu oraz jego promocją.

Poza wskazanymi wyżej obowiązkami, na beneficjentach ciążą też wieloletnie obowiązki związane z archiwizacją wszelkiej związanej z realizacją projektu dokumentacji. Co do zasady, beneficjenci zobowiązani są do jej zabezpieczenia i przechowywania przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego „po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji”. O terminie, od którego należy liczyć ww. dwuletni okres instytucja zarządzająca powinna poinformować beneficjenta. Ponadto, jeśli przyznana beneficjentowi dotacja miała charakter pomocy publicznej, wówczas dokumenty dotyczące tej pomocy przechowuje się przez okres 10 lat od dnia otrzymania pomocy.

Najbardziej rozciągnięte w czasie obowiązki, które mogą wynikać z umowy o dofinansowanie dotyczą jednakże beneficjentów realizujących projekty  obejmujące swym zakresem wytworzenie lub zakup infrastruktury badawczej. W projektach tych, instytucja przyznająca środki zobowiązana jest bowiem wprowadzić tzw. mechanizm monitorowania i wycofania w odniesieniu do działalności beneficjenta prowadzonej na tej infrastrukturze.

Mechanizmem monitorowania i wycofania obejmuje się projekty, w których nabywana lub wytwarzana w ramach projektu infrastruktura badawcza ma być wykorzystywana zarówno do działalności gospodarczej, objętej pomocą publiczną, jak i niegospodarczej, nieobjętej zasadami pomocy publicznej.

Mechanizm ten dotyczy także projektów, w których nie przewidziano prowadzenia działalności gospodarczej na infrastrukturze wytworzonej w ramach projektu albo przewidziano jedynie pomocniczy charakter takiej działalności. Dzieje się tak dlatego, że bez odpowiedniego monitorowania działalności beneficjenta nie da się ustalić, czy beneficjent nie zaczął wykorzystywać infrastruktury w działalności gospodarczej. Bez tego monitorowania nie da się też ustalić, czy wykorzystując tę infrastrukturę w działalności gospodarczej beneficjent nie przekroczył dopuszczalnego poziomu, który wynosi 20% i czy działalność gospodarcza prowadzona z wykorzystaniem infrastruktury badawczej ma jedynie charakter pomocniczy.

Zgodnie z przepisami unijnymi, monitorowanie sposobu wykorzystania infrastruktury odbywa się co najmniej przez cały okres jej amortyzacji. Oznacza to, że w niektórych przypadkach jego okres może sięgać nawet 40 lat. W okresie tym, beneficjenci zobowiązani są corocznie składać do właściwej instytucji zarządzającej stosowne sprawozdania, opisujące zakres działalności gospodarczej prowadzonej na wytworzonej lub nabytej w ramach projektu infrastrukturze badawczej.