24.11.2021

O błędach we wnioskach o dofinansowanie

Żyjący na przełomie starej i nowej ery, rzymski filozof Seneka Młodszy mawiał, iż „mylić jest rzeczą ludzką”. Nie mylił się. W dwudziestym pierwszym wieku aktualne jednak jak nigdy dotąd pozostaje pytanie: „kto za te błędy zapłaci?”. Pytanie to stawiamy w kontekście błędów popełnianych w dokumentacji składanej przez przedsiębiorców w celu uzyskania dofinansowania. 

Wszędzie tam, gdzie w jakimś procesie pojawia się człowiek, dochodzi do pomyłek. Jest to nieuniknione. Skłonność do błędów jest wpisana w nasz kod genetyczny. Konsekwencje błędnego wypełnienia wniosku o dofinansowanie lub dokumentacji mu towarzyszącej mogą być zróżnicowane. Wszystko zależy od tego, z jakiego typu pomyłką mamy do czynienia oraz na jakim etapie została ona wykryta przez instytucję wdrażającą dany program operacyjny. 

Z najbardziej nieszczęśliwym i wyjątkowo bolesnym w skutkach przykładem lapsusu popełnionego w dokumentacji aplikacyjnej spotkałem się w jednej ze spraw w poprzedniej perspektywie finansowej przewidzianej na lata 2007-2013. Beneficjentem dofinansowania była firma zajmująca się produkcją prefabrykatów budowlanych. Projekt, na który uzyskała dofinansowanie polegał na wybudowaniu hali wytwórczo-usługowej i zainstalowaniu w niej nowych, innowacyjnych maszyn i urządzeń. Hala miała powstać na jednej z dwóch działek zlokalizowanych na nieruchomości należącej do  beneficjenta. Projekt został zrealizowany w terminie i zgodnie z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie. Osiągnięte zostały także wszystkie zaplanowane wskaźniki. Niestety, podczas kontroli przeprowadzonej na zakończenie realizacji projektu okazało się, że beneficjent nie dysponuje wymaganą dla tego przedsięwzięcia decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach. Mówiąc ściślej, przedsiębiorca dysponował wprawdzie taką decyzją, jednakże nie dotyczyła ona działki, na której został zrealizowany projekt, lecz działki sąsiedniej, znajdującej się na tej samej nieruchomości. Popełniona przez przedsiębiorcę we wniosku o wydanie decyzji środowiskowej pomyłka w oznaczeniu numeru działki kosztowała go kilkaset tysięcy złotych. Ze względu na naruszenie procedur i realizację projektu bez wymaganej decyzji środowiskowej musiał on zwrócić całość przyznanego mu dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi od dnia przekazania środków.      

Od pomyłek podobnych do tej jak opisana wyżej, stanowiących przykry efekt tzw. czynnika ludzkiego, którego wyeliminować się przecież nie da, odróżnić należy proste omyłki pisarskie i braki formalne wniosku o dofinansowanie oraz błędy merytoryczne zawarte w opisie projektu. 

Do pierwszej grupy zaliczyć należy błędy takie jak brak podpisu osoby uprawnionej do reprezentacji przedsiębiorcy, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączników lub ich niezałączenie, nieuzupełnienie wszystkich wymaganych pól we wniosku o dofinansowanie, itp… 

Zgodnie z zasadami obowiązującymi w perspektywie finansowej 2014-2020, procedurę i sposób uzupełniania powyższych braków formalnych oraz poprawiania oczywistych omyłek, każdorazowo określa regulamin konkursu udostępniany na stronie internetowej instytucji zarządzającej wraz z ogłoszeniem o konkursie. Ich terminowe uzupełnienie lub poprawienie powoduje skierowanie wniosku o dofinansowanie do dalszej oceny. W innym wypadku przepisy nakazują pozostawienie wniosku bez rozpoznania i co do zasady, wnioskodawca traci szanse na uzyskanie dofinansowania. Mając już za sobą pierwsze w nowej perspektywie posiedzenia sądowe ze skarg na takie rozstrzygnięcia instytucji zarządzających ośmielam się jednak twierdzić, iż sądy administracyjne powołując się na konstytucyjne prawo obywatela do rozpoznania każdej jego sprawy przez niezależne sądy, staną po stronie przedsiębiorców i będą próbowały złagodzić skutki tych regulacji.   

Na marginesie warto też w tym miejscu dodać, iż poprawne przygotowanie wniosku o dofinansowanie od strony formalnej stanowi zwykle podstawowe zobowiązanie umowne firm doradczych wspierających przedsiębiorców w pozyskiwaniu dofinansowań. Nienależyte wykonanie powyższego obowiązku skutkujące pozostawieniem wniosku o dofinansowanie bez rozpoznania może zatem prowadzić do powstania roszczeń odszkodowawczych w stosunku do podmiotu, które nienależycie wykonał usługę doradczą. 

Nieco inaczej rzecz się ma w razie stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie błędów merytorycznych. Błędy te polegać mogą na przyjęciu we wniosku o dofinansowanie nierealnych założeń, a także na zaplanowaniu wydatków, które z jakichś względów nie będą mogły być uznane za kwalifikowalne. Mogą one wynikać z niedostatecznej znajomości zasad programu operacyjnego w ramach którego ubiegamy się o wsparcie albo z niedostatecznej znajomości dokumentacji konkursowej. Do tej kategorii zaliczyć trzeba także błędy o charakterze rachunkowym, jak źle wyliczona wartość dofinansowania, czy nieprawidłowo wyliczone koszty w harmonogramie rzeczowo-finansowym. 

Stwierdzenie tego typu błędów na etapie oceny merytorycznej skutkuje przyznaniem wnioskodawcy niewystarczającej dla uzyskania dofinansowania ilości punktów lub uznaniem, że projekt nie spełnia kryteriów wyboru projektów. W obu przypadkach projekt otrzymuje tzw. negatywną ocenę, na którą przysługuje protest, a w razie jego negatywnego rozstrzygnięcia także skarga do sądu administracyjnego. Na podstawie moich dotychczasowych doświadczeń mogę stwierdzić, że z powyższych środków zaskarżenia przedsiębiorcy korzystają coraz śmielej i z coraz większą skutecznością. 

Przy okazji omawiania błędów w procesie aplikowania o środki unijne warto także wspomnieć, iż w przepisach kształtujących zasady realizacji programów operacyjnych w perspektywie finansowej 2014-2020, ustawodawca wprowadził także pojęcie tzw. „nieprawidłowości systemowej” dostrzegając i dopuszczając tym samym możliwość istnienia „defektów” w systemie zarządzania i kontroli programów. Może to oznaczać w pewnych okolicznościach, że za szkody przedsiębiorców będące następstwem  błędów o charakterze systemowym, „płacić” będą także instytucje wdrażające poszczególne programy operacyjne.